English
1. Scope
This Privacy Policy explains how DocsFlow Brazil LLC, the company operating DocsFlow Brazil, collects, uses, stores, and protects personal information related to DocsFlow Brazil services. DocsFlow Brazil is a private document-assistance company and is not a government agency, consulate, registry office (cartório), court, or public authority.
2. Information we collect
- Contact and professional information, such as name, email, telephone number, organization, role, and preferred language.
- Request and document information, such as names, dates, relationships, registry details, copies of records, identification, authorizations, and case-related instructions you choose or are authorized to provide.
- Account, subscription, transaction, invoice, and customer-service information.
- Technical information, such as device, browser, IP address, access times, referring pages, security logs, cookies, and similar data generated when you use the website.
- Communications and feedback sent by email, forms, telephone, messaging services, or other support channels.
3. How we use information
- Review, quote, coordinate, perform, track, and deliver requested services.
- Verify instructions, identity, authority, and eligibility where appropriate.
- Communicate about requests, plans, billing, changes, and support.
- Process payments, maintain business records, prevent fraud, protect security, and enforce our Terms.
- Meet legal, regulatory, tax, accounting, and compliance obligations.
- Improve the website, workflows, service quality, and customer experience.
- Send marketing communications where permitted; you may opt out at any time.
4. Legal grounds
Depending on your location and the circumstances, we process information to perform a contract or take steps at your request; based on consent; to comply with legal obligations; and for legitimate interests such as providing, securing, administering, and improving our services. Where Brazilian law applies, processing is conducted under the applicable bases of the Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Where other privacy laws apply, we respect the rights and grounds required by those laws.
5. Payment processing
Stripe processes payment information for our services. Complete card data is submitted directly to Stripe and is not received or stored by DocsFlow Brazil. Stripe independently handles payment data according to its own terms and privacy policy. We may receive limited transaction details such as payment status, billing contact, card brand, expiration information, and a transaction identifier.
6. When we share information
We share only what is reasonably necessary with service providers and recipients involved in a request, such as Stripe, hosting and communication providers, registries, government bodies, courts, consulates, translators, apostille providers, researchers, couriers, and other contractors. We may also disclose information to comply with law, respond to lawful requests, protect rights and safety, investigate misuse, obtain professional advice, or support a merger, financing, or business transfer subject to appropriate safeguards.
We do not sell personal information for money.
7. Professional clients and third-party data
Law firms, immigration professionals, paralegals, notaries, and other professional clients may provide information about their clients or other individuals. Those professional clients are responsible for ensuring they have an appropriate legal basis, authority, and notice to share that information with us. Depending on the engagement, DocsFlow Brazil may act as an independent controller or as a service provider processing information on the professional client’s instructions.
8. International transfers
Because our clients, service providers, and requests may be located in different countries, personal information may be processed in Brazil, the United States, and other relevant jurisdictions. We use contractual, organizational, and technical measures appropriate to the transfer and applicable law.
9. Retention
We retain information for as long as reasonably necessary to perform services, maintain records, resolve disputes, protect against fraud, and meet legal, tax, accounting, and compliance duties. Retention depends on the type of information, the request, professional-client instructions, and applicable law. We securely delete or anonymize information when it is no longer required, subject to technical and legal limitations.
10. Security
We use reasonable administrative, technical, and organizational safeguards designed to protect personal information. No method of transmission or storage is completely secure. Please do not include sensitive personal data in an initial website form or ordinary email unless specifically requested through an appropriate channel.
11. Cookies and website technologies
The website may use essential cookies and similar technologies for operation, security, language preferences, and performance. If analytics or non-essential technologies are introduced, we will provide any notice or choice required by applicable law. Browser settings may allow you to block or delete cookies, although some functions may be affected.
12. Your privacy rights
Depending on applicable law, you may request confirmation of processing, access, correction, deletion, anonymization, portability, information about sharing, withdrawal of consent, restriction, objection, or review of certain automated decisions. Some requests may be limited by identity verification, legal duties, professional-client instructions, another person’s rights, or permitted retention.
To exercise a right, use the contact channel on our website and describe the request. We may ask for information necessary to verify your identity and authority. If we process data solely for a professional client, we may direct the request to that client or assist them in responding.
13. Children
Our services are not directed to children acting on their own. Information about a child may be processed only when supplied by a parent, guardian, authorized professional, or another person with a lawful basis, and only as needed for the requested service.
14. Third-party links and services
Our website or communications may link to third-party services. Their privacy practices are governed by their own notices, and we are not responsible for independent third-party sites or services.
15. Changes and contact
We may update this Policy as our services, practices, or legal obligations change. The date above identifies the current version. Questions, rights requests, or privacy concerns may be submitted through the contact channel listed on the DocsFlow Brazil website.
Português
1. Escopo
A presente Política de Privacidade descreve como a Datahub Services Ltda, inscrita no CNPJ sob nº 05.056.974/0001-00, responsável pela marca DocsFlow Brasil, coleta, utiliza, armazena e protege dados pessoais relacionados aos serviços prestados pela DocsFlow Brasil. A DocsFlow Brasil é uma marca privada de assistência documental e não é órgão governamental, consulado, cartório, tribunal ou autoridade pública.
2. Dados que coletamos
- Dados de contato e profissionais, como nome, e-mail, telefone, organização, cargo e idioma de preferência.
- Dados de solicitações e documentos, como nomes, datas, vínculos, informações de registro, cópias de documentos, identificação, autorizações e instruções relacionadas ao caso que você escolha ou esteja autorizado a fornecer.
- Dados de conta, assinatura, transação, faturamento e atendimento.
- Dados técnicos, como dispositivo, navegador, endereço IP, horários de acesso, páginas de referência, registros de segurança, cookies e informações semelhantes geradas durante o uso do site.
- Comunicações e feedback enviados por e-mail, formulários, telefone, aplicativos de mensagem ou outros canais de suporte.
3. Como utilizamos os dados
- Analisar, orçar, coordenar, executar, acompanhar e entregar os serviços solicitados.
- Verificar instruções, identidade, autorização e elegibilidade quando adequado.
- Comunicar sobre solicitações, planos, cobranças, alterações e suporte.
- Processar pagamentos, manter registros empresariais, prevenir fraudes, proteger a segurança e cumprir nossos Termos.
- Atender obrigações legais, regulatórias, tributárias, contábeis e de conformidade.
- Aprimorar o site, os fluxos de trabalho, a qualidade dos serviços e a experiência do cliente.
- Enviar comunicações de marketing quando permitido; você poderá cancelar o recebimento a qualquer momento.
4. Bases legais
Conforme sua localização e as circunstâncias, tratamos dados para executar contrato ou procedimentos solicitados por você; com base no consentimento; para cumprir obrigação legal; e para atender interesses legítimos, como fornecer, proteger, administrar e melhorar os serviços. Quando a legislação brasileira se aplicar, o tratamento observará as bases cabíveis da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Quando outras leis de privacidade forem aplicáveis, respeitaremos os direitos e fundamentos exigidos por elas.
5. Processamento de pagamentos
A Stripe processa os dados de pagamento dos nossos serviços. Os dados completos do cartão são enviados diretamente à Stripe e não são recebidos nem armazenados pela DocsFlow Brazil. A Stripe trata esses dados de forma independente, conforme seus próprios termos e política de privacidade. Podemos receber dados limitados da transação, como status do pagamento, contato de cobrança, bandeira e vencimento do cartão e identificador da transação.
6. Quando compartilhamos dados
Compartilhamos apenas o que for razoavelmente necessário com prestadores e destinatários envolvidos na solicitação, como Stripe, provedores de hospedagem e comunicação, cartórios, órgãos governamentais, tribunais, consulados, tradutores, prestadores de apostilamento, pesquisadores, transportadoras e outros contratados. Também podemos divulgar dados para cumprir a lei, responder a solicitações legítimas, proteger direitos e segurança, investigar uso indevido, obter assessoria profissional ou viabilizar fusão, financiamento ou transferência empresarial, com salvaguardas adequadas.
Não vendemos dados pessoais em troca de dinheiro.
7. Clientes profissionais e dados de terceiros
Escritórios de advocacia, profissionais de imigração, paralegals, notários e outros clientes profissionais podem fornecer dados de seus clientes ou de outras pessoas. Esses clientes são responsáveis por garantir base legal, autorização e transparência adequadas para compartilhar os dados conosco. Conforme a contratação, a DocsFlow Brazil poderá atuar como controladora independente ou como prestadora que trata dados segundo as instruções do cliente profissional.
8. Transferências internacionais
Como clientes, prestadores e solicitações podem estar em países diferentes, os dados pessoais poderão ser tratados no Brasil, nos Estados Unidos e em outras jurisdições relevantes. Adotamos medidas contratuais, organizacionais e técnicas adequadas à transferência e à legislação aplicável.
9. Retenção
Mantemos dados pelo período razoavelmente necessário para prestar serviços, conservar registros, resolver conflitos, prevenir fraudes e cumprir obrigações legais, tributárias, contábeis e de conformidade. O prazo depende do tipo de dado, da solicitação, das instruções do cliente profissional e da legislação aplicável. Quando os dados deixarem de ser necessários, realizaremos exclusão segura ou anonimização, observadas limitações técnicas e legais.
10. Segurança
Adotamos medidas administrativas, técnicas e organizacionais razoáveis destinadas a proteger os dados pessoais. Nenhum método de transmissão ou armazenamento é totalmente seguro. Não inclua dados pessoais sensíveis no formulário inicial do site ou em e-mail comum, salvo quando solicitados por um canal adequado.
11. Cookies e tecnologias do site
O site pode utilizar cookies essenciais e tecnologias semelhantes para funcionamento, segurança, preferências de idioma e desempenho. Se tecnologias analíticas ou não essenciais forem adotadas, forneceremos os avisos ou opções exigidos pela legislação aplicável. O navegador pode permitir bloqueio ou exclusão de cookies, embora algumas funções possam ser afetadas.
12. Seus direitos de privacidade
Conforme a legislação aplicável, você poderá solicitar confirmação do tratamento, acesso, correção, eliminação, anonimização, portabilidade, informação sobre compartilhamento, revogação do consentimento, restrição, oposição ou revisão de determinadas decisões automatizadas. Alguns pedidos podem ser limitados por verificação de identidade, obrigações legais, instruções do cliente profissional, direitos de terceiros ou retenção permitida.
Para exercer um direito, utilize o canal de contato do site e descreva a solicitação. Poderemos pedir informações necessárias para verificar sua identidade e autorização. Se tratarmos dados exclusivamente para um cliente profissional, poderemos encaminhar o pedido a esse cliente ou auxiliá-lo na resposta.
13. Crianças e adolescentes
Nossos serviços não são direcionados a crianças ou adolescentes agindo por conta própria. Dados de menores somente poderão ser tratados quando fornecidos por responsável, profissional autorizado ou outra pessoa com base legal, e apenas quando necessários ao serviço solicitado.
14. Links e serviços de terceiros
O site ou as comunicações podem conter links para serviços de terceiros. As práticas de privacidade desses terceiros seguem seus próprios avisos, e não somos responsáveis por sites ou serviços independentes.
15. Alterações e contato
Podemos atualizar esta Política em razão de mudanças nos serviços, nas práticas ou nas obrigações legais. A data acima identifica a versão vigente. Dúvidas, solicitações de direitos ou preocupações de privacidade podem ser enviadas pelo canal de contato indicado no site da DocsFlow Brazil.